介護施設での監査内容は？引っかかるとどうなるのかや必要書類、チェック項目を解説！

介護施設では定期的に抜き打ち監査が行われます。そのため、「自分の施設が監査で問題にならないだろうか」と考えている方もいるでしょう。

今回は、監査の概要や調査内容について解説します。

これは監査に備えるための情報ですので、ぜひ参考にしてみてください。

【基礎知識】指導監査（運営指導）とは

指導監査（運営指導）について以下の内容を紹介します。

• 指導監査の目的
• 指導監査の周期
• 一般監査と特別監査の違い

指導監査の目的

指導監査（運営指導）は、社会福祉法人指導監査実施要綱に基づいて実行される行政指導です。

監査では事業所の運営や財務、管理体制に問題がないかを確認するのが目的で、介護報酬の行政への正確な請求や介護施設の設備、勤務体系が適切かどうかを、所定の必要書類や指摘基準に沿ってチェックします。

指導監査当日には、運営指導も同時に実施されます。

参考：厚生労働省「介護保険施設等に対する監査マニュアル」

指導監査の周期

指導監査がおこなわれる周期は、法人の運営や財務に大きな問題がなければ3年に1度です。

万が一重要な問題が発生した場合には、特別措置で監査を急遽おこなう場合があります。実施時期については、法人側に監査へのフレキシブルな対応を求めているためとくに決まりはありません。

事前告知は1か月前におこない、法人に書面で通知が届きます。

一般監査と特別監査の違い

監査の種類は、一般監査と特別監査の2種類です。

一般監査は、おおむね3年に1度実施される監査を指します。一方、運営に大きな問題が発生した場合や、職員や利用者の重大な事故や事件が発生した際には特別監査が行われます。

多くの事業所では一般監査のみが実施されると考えて問題ありません。

介護施設の監査内容

介護施設の監査では、運営が介護保険法や関連法令に沿って適切に行われているかが重点的に確認されます。

具体的には、施設内の人員体制や利用者へのサービス提供方法、介護記録やケアプランの整備状況、さらには介護報酬の請求の適正性まで幅広い範囲のチェックです。

監査は「一般監査」と「特別監査」に分かれ、定期的に行われる場合もあれば、内部告発や不正の疑いがある場合に臨時で行われることもあります。当日は職員へのヒアリング、書類や記録の確認、施設内の視察が行われ、運営状況を総合的に判断されます。

つまり、監査は介護サービスの質を確保し、不正や法令違反を未然に防ぐための重要な仕組みといえるでしょう。

監査で指摘される主な項目

介護施設の監査では、以下のような違反や不備が指摘されやすい項目です。

• 人員基準違反
• 運営基準違反
• 不正請求
• 不正の手段による指定
• 高齢者虐待

これらは指摘内容としてよく見られるもので、改善命令や指定取り消しに発展する重大なリスクがあります。施設側は日常的に書類や運営体制を整備し、職員教育を徹底することで未然に防ぐことが求められます。

介護施設監査当日の1日の流れ

監査当日には、市の職員が何名か事業所に訪れます。最初に市職員と、監査に同行する法人のメンバーが自己紹介を行います。その後、監査基準や検査項目の説明をし、当日の流れを口頭で伝えるのが通常の進行です。

• 事業所内を見学
• 資料の確認やヒアリング
• 指導内容のすり合わせ
• 指導内容の通知

事業所内を見学

事業所内の見学と運営指導が開始されます。ここでは、事業所が社会福祉法人指導監査実施要綱のガイドラインの基準を満たしているかを確認します。

法人のメンバーは、事業所内を案内しながら設備の説明や事業所の運営状況などを報告するのが主な役割です。

現場職員には事前に監査日を共有し、市職員が来訪した際には挨拶をするよう伝えておくことが推奨されています。

資料の確認やヒアリング

見学が終了したら、市職員と法人のメンバーでヒアリングを実施します。ヒアリングの際には、事前に用意する資料や書類を準備しておく必要があります。確認される書類は、監査が実施される直前の1年間のものです。

準備する主要な書類としては、事故防止対応マニュアルや職員の勤務表などが挙げられます。実地指導担当者は事前資料を見ながらヒアリングを進めていくのが一般的です。

事業所見学を通して、文書や記録では確認できない項目についての指摘や回答を求められることがあります。

指導内容のすり合わせ

事業所見学や資料の確認、ヒアリングをもとに市職員が指導内容をまとめます。この間、法人のメンバーには約15分間退出が必要です。

市職員間で意見がすり合わされた後、法人メンバーを呼び戻し、指導内容が発表されます。

指導内容の通知

指導内容は大きく分けて3つに分類されます。

• 指摘事項：文書で通知し、後日事業者側に回答を求めるもの
• 注意事項：報告は不要ですが、改善点を文書で通知するもの
• その他の事項：口頭注意のみで、改善が必要なもの

当日の指導がある場合は、口頭のみとなります。指導内容が記載されている文書は、1〜2か月後に事業所宛に届きます。

指摘事項に関しては、期日までに改善を完了させる必要があります。

介護施設の監査に引っかかるとどうなる？

監査で引っかかると、以下のリスクが考えられます。

• 弁明機会の付与
• 勧告・改善命令と行政処分
• 営業停止や指定取り消し
• 介護報酬の返還命令

弁明機会の付与

監査で法令違反や不正が疑われる場合でも、すぐに処分が下されるわけではありません。まずは施設側に「弁明の機会」が与えられます。

これは行政手続法に基づく手続きで、施設が誤解を解いたり、改善への取り組みを説明できる場です。書面での意見提出や口頭での聴聞が行われることが多く、施設にとっては処分を軽減できる重要な機会となります。

勧告・改善命令と行政処分

弁明を経ても改善が見られない、あるいは違反が明白な場合は、行政から「勧告」や「改善命令」が出されます。勧告は比較的軽い指導ですが、改善命令になると法的拘束力が伴い、必ず是正しなければなりません。

従わなければ次の段階として、営業停止や指定取り消しといった重い行政処分へと進む可能性があります。

営業停止や指定取り消し

重大な法令違反や悪質な不正が確認された場合、施設は「営業停止」や「指定取り消し」の処分を受けることがあります。指定取り消しは介護保険制度上の事業者資格を失うことを意味し、事業継続ができなくなります。営業停止や指定取り消しは利用者や家族への影響も大きく、介護職員の雇用にも直結する重大な処分です。

介護報酬の返還命令

不正請求や水増し請求などが発覚した場合は、過去に受け取った介護報酬の返還を命じられることがあります。返還額は数百万円から数千万円にのぼるケースもあり、施設経営に深刻な打撃を与えます。

こうした事態を防ぐためには、日頃から請求手続きの正確性を徹底し、記録や書類の整備を欠かさないことが重要です。

介護の指導監査に関するよくある質問

最後に、指導監査に関するよくある質問をいくつか紹介します。記事を読み進めるなかで気になる点があれば、ぜひ参考にしてみてください。

指導監査で指摘される可能性が高いところはどこですか？

指導監査で指摘される可能性があるのは、主に定款の記載ミスです。定款に役員報酬が正確に明記されていなかったり、役員会や理事会の出席メンバーが記載されていなかったりすると、指摘されることがあります。

定款は日常的に使用しないため、指導監査の時期が近づいてきたら、早めに確認しておくことをお勧めします。また、運営状況や財務についても、事前に確認しておくことが良いでしょう。

例えば、理事長や監事の会議の欠席率が高かったり、現金や通帳、銀行届出印の保管を1人の経理担当者に一任していたりすると、監査で指摘されやすいです。

法人運営におけるミスは日頃から気をつけておく必要があります。

指導監査はどのくらいの時間がかかりますか？

指導監査の所要時間は、大体半日から1日です。法人の規模によっては、複数日に分けて行うこともあるでしょう。

指導監査の所要時間については、通知書に記載されているので、確認してみてください。

介護施設監査の必要書類は？

指導監査の書類は、事前に提出するものと、当日提出するものの2種類があります。

提出すべき主な書類は以下のとおりです。

【事前提出書類】

• 自主点検表
• 経理規定
• 財産目録

【当日提出書類】

• 職員の勤務表
• 資格証
• 事故報告書
• 介護給付費請求書

なお、提出書類は都道府県や市区町村によって異なります。詳細を確認したい方は、事業所がある自治体のホームページでご確認ください。

介護施設の監査は抜き打ちで行われる？

介護施設への監査は、原則として事前に通知される「計画的な監査」と、突然行われる「抜き打ち監査」の両方があります。内部告発や利用者からの苦情、不正請求の疑いなどがある場合は、抜き打ちで監査が入ることがあります。

介護施設の監査が行われるきっかけは？

介護施設への監査は、単に定期的に行われるだけではなく、特定の事情を契機として実施される場合があります。代表的なきっかけには以下のようなものがあります。

• 内部告発や職員からの通報
• 利用者と家族からの苦情
• 介護報酬の不正請求の疑い
• 過去の指摘事項が改善されていない場合

このように、監査は単なる形式的なものではなく、問題が指摘されれば厳しく調査が行われます。

指導監査を受ける前には事前準備をし、嘘の報告はしないようにしましょう

これまで指導監査（運営指導）について解説してきました。

指導監査の実施時期は、一般的には3年に1回です。前回の監査から長い時間が経過してしまうと、必要書類や当日の流れを忘れてしまうことがあります。

もし監査について詳しく知りたいと感じたら、ぜひ今回の記事を参考にして準備を進めてみてください。