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【監査に備える】介護施設の監査に引っかからないためには？準備や方法を解説
介護施設では定期的に抜き打ち監査が行われます。そのため、「自分の施設が監査で問題にならないだろうか」と考えている方もいるでしょう。
これは監査に備えるための情報ですので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
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【基礎知識】指導監査（運営指導）とは
指導監査（運営指導）について以下の内容を紹介します。
- 指導監査の目的
- 指導監査の周期
- 一般監査と特別監査の違い
それぞれ具体的に解説します。
指導監査の目的
監査では事業所の運営や財務、管理体制に問題がないかを確認するのが目的で、介護報酬の行政への正確な請求や介護施設の設備、勤務体系が適切かどうかを、所定の必要書類や指摘基準に沿ってチェックします。
指導監査当日には、運営指導も同時に実施されます。
指導監査の周期
指導監査がおこなわれる周期は、法人の運営や財務に大きな問題がなければ3年に1度です。
万が一重要な問題が発生した場合には、特別措置で監査を急遽おこなう場合があります。実施時期については、法人側に監査へのフレキシブルな対応を求めているためとくに決まりはありません。
事前告知は1か月前におこない、法人に書面で通知が届きます。
一般監査と特別監査の違い
監査には一般監査と特別監査の2種類があります。
一般監査は、おおむね3年に1度実施される監査を指します。一方、運営に大きな問題が発生した場合や、職員や利用者の重大な事故や事件が発生した際には特別監査が行われます。
多くの事業所では一般監査のみが実施されると考えて問題ありません。
指導監査の当日の流れ
指導監査（運営指導）の当日の流れは以下のとおりです。
- 自己紹介および1日の流れの説明
- 事業所内の見学
- 資料の確認とヒアリング
- 指導内容の確認と調整
- 指導内容の通知
監査を受ける予定の方は、これらのポイントを事前に確認しておくと良いでしょう。
自己紹介、1日の流れを説明
監査当日には、市の職員が何名か事業所に訪れます。
最初に市職員と、監査に同行する法人のメンバーが自己紹介を行います。その後、監査基準や検査項目の説明をし、当日の流れを口頭で伝えるのが通常の進行です。
事業所内を見学
事業所内の見学と運営指導が開始されます。ここでは、事業所が社会福祉法人指導監査実施要綱のガイドラインの基準を満たしているかを確認します。
法人のメンバーは、事業所内を案内しながら設備の説明や事業所の運営状況などを報告するのが主な役割となります。
現場職員には事前に監査日を共有し、市職員が来訪した際には挨拶をするよう伝えておくことが推奨されています。
資料の確認やヒアリング
見学が終了したら、市職員と法人のメンバーでヒアリングを実施します。ヒアリングの際には、事前に用意する資料や書類を準備しておく必要があります。確認される書類は、監査が実施される直前の1年間のものです。
準備する主要な書類としては、事故防止対応マニュアルや職員の勤務表などが挙げられます。実地指導担当者は事前資料を見ながらヒアリングを進めていくのが一般的です。
事業所見学を通して、文書や記録では確認できない項目についての指摘や回答を求められることがあります。
指導内容のすり合わせ
事業所見学や資料の確認、ヒアリングをもとに市職員が指導内容をまとめます。この間、法人のメンバーには約15分間退出するよう求められます。
市職員間で意見がすり合わされた後、法人メンバーを呼び戻し、指導内容が発表されます。
指導内容の通知
指導内容は大きく分けて3つに分類されます。
- 指摘事項：文書で通知し、後日事業者側に回答を求めるもの
- 注意事項：報告は不要ですが、改善点を文書で通知するもの
- その他の事項：口頭注意のみで、改善が必要なもの
当日の指導がある場合は、口頭のみとなります。指導内容が記載されている文書は、1〜2か月後に事業所宛に届きます。
指導監査に関するよくある質問
最後に、指導監査に関するよくある質問をいくつか紹介します。
- 指導監査で指摘される可能性が高いところはどこですか？
- 指導監査はどのくらいの時間がかかりますか？
- 指導監査に必要な書類はいつまでに何を準備しておけばいいのでしょうか？
記事を読み進めるなかで気になる点があれば、ぜひ参考にしてみてください。
指導監査で指摘される可能性が高いところはどこですか？
指導監査で指摘される可能性があるのは、主に定款の記載ミスです。
定款に役員報酬が正確に明記されていなかったり、役員会や理事会の出席メンバーが記載されていなかったりすると、指摘されることがあります。
定款は日常的に使用しないため、指導監査の時期が近づいてきたら、早めに確認しておくことをお勧めします。また、運営状況や財務についても、事前に確認しておくことが良いでしょう。
例えば、理事長や監事の会議の欠席率が高かったり、現金や通帳、銀行届出印の保管を1人の経理担当者に一任していたりすると、監査で指摘されやすいです。
指導監査はどのくらいの時間がかかりますか？
指導監査の所要時間は、大体半日から1日です。法人の規模によっては、複数日に分けて行うこともあるでしょう。
指導監査の所要時間については、通知書に記載されているので、確認してみてください。
指導監査に必要な書類はいつまでに何を準備しておけばいいのでしょうか？
指導監査の書類は、事前に提出するものと、当日提出するものの2種類があります。
提出すべき主な書類は以下のとおりです。
【事前提出書類】
- 自主点検表
- 経理規定
- 財産目録
【当日提出書類】
- 職員の勤務表
- 資格証
- 事故報告書
- 介護給付費請求書
なお、提出書類は都道府県や市区町村によって異なります。
詳細を確認したい方は、事業所がある自治体のホームページでご確認ください。
指導監査を受ける前には事前準備をし、嘘の報告はしないようにしましょう
これまで指導監査（運営指導）について解説してきました。
指導監査の実施時期は、一般的には3年に1回です。前回の監査から長い時間が経過してしまうと、必要書類や当日の流れを忘れてしまうことがあります。
もし監査について詳しく知りたいと感じたら、ぜひ今回の記事を参考にして準備を進めてみてください。