実務経験証明書を発行してもらえない場合の対処方法は？自分で記入してもよいのか解説

介護福祉士の受験や実務者研修の申請に必要な実務経験証明書ですが、何かしらの理由でスムーズに手に入らないケースも少なくありません。中には、「仕方ないから自分で書いて出そうか」と悩む方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、実務経験証明書を正しい方法で入手する方法や、どうしてももらえない場合の対処法、自分で記入できるのかについて解説します。

制度に基づいた対応策を知っておくことで、不安を抱えたまま手続きを進める必要はなくなります。

実務経験証明書とは

実務経験証明書とは、介護福祉士やケアマネなどの資格試験や申請において、必要な実務経験年数（勤務日数）を証明するための公的書類です。

たとえば、介護福祉士の国家試験受験で、指定の実務経験と介護福祉士実務者研修修了者資格を合わせた実務経験ルートで受ける場合、介護施設などで3年以上の勤務が前提となります。

この勤務日数を証明する書類が実務経験証明書です。証明書は、基本的に勤務先の事業所が作成・発行し、勤務期間や業務内容、雇用形態などを記載してくれます。

• 実務経験証明書を発行するときの流れ
• 実務経験証明書が必要なタイミング

実務経験証明書を発行するときの流れ

介護福祉士試験を受ける際の、実務経験証明書発行の流れは以下のとおりです。

1. 公益財団法人社会福祉振興・試験センターに受験の申し込み手続きを申請する
2. 公益財団法人社会福祉振興・試験センターから必要書類が送られてくる
   (その中に実務経験証明書の記入書類が同封されている)
3. 記入の仕方を確認しておく
4. 施設長などに実務経験証明書を記入してもらうようにお願いする
5. 記入してもらったら他書類と一緒に申請する

実務経験証明書の発行は一人での作業ではありませんので、期限内に手続きを完了するため、早めの準備と手続き開始が重要です。

公益財団法人社会福祉振興・試験センターでの必要事項を事前に確認しておくことをおすすめします。

実務経験証明書が必要なタイミング

実務経験証明書は、主に以下の場面で必要となります。

• 介護福祉士国家試験の受験申し込み時
• ケアマネ試験の受験申し込み時
• 資格取得後の更新や登録申請時

また、介護福祉士実務者研修の受講資格を証明する際にも求められることがあります。試験や研修の申込締切が迫ってから依頼すると間に合わない場合もあるため、必要時期を逆算して早めに準備することが大切です。

実務経験証明書を発行してもらえない場合の対処法

実務経験証明書は、基本的に実際に勤務していた事業所の管理者または事業責任者に直接依頼することが原則とされています。しかし、何かしらの理由でスムーズに発行できないケースもあります。

このような場合でも、まずは丁寧に依頼する姿勢が重要ですが、それでも難しいときは労働基準監督署などへ相談することも選択肢の一つです。これらを踏まえたうえで、以下では場面別の具体的な対応方法を紹介します。

• 現在の職場で拒否された場合
• 前の職場が対応してくれない場合
• 退職済みの職場に電話したくない場合
• 前の職場が廃業してしまっている場合の対応

現在の職場で拒否された場合

現在勤めている職場で実務経験証明書の発行を断られることは、少数ながら起こり得ます。よくある理由としては、「管理者が制度や書類の書き方を把握していない」「忙しい・責任が持てないといった消極的な対応」が挙げられます。

このような場合、以下のような工夫が有効です。

書き方がわからない不安を軽減したり、丁寧な文面での依頼で心理的ハードルを下げたりでき、しっかり対応してくれる場合があります。

前の職場が対応してくれない場合

すでに退職した職場に依頼する場合、担当者が退職しており書類の所在が不明であったり、退職時のトラブルで対応を拒まれたりすることがあります。応対が不誠実、または連絡を無視されることも少なくありません。

このような場合の対応策としては、以下が挙げられます。

上記を試みても難しい場合は、労働基準監督署や労働相談センターへ相談することも検討しましょう。

退職済みの職場に電話したくない場合

精神的な理由や人間関係の悪化により、退職後に職場へ連絡を取りたくないと感じる方も少なくありません。その場合は、以下のような代替手段を検討しましょう。

また、依頼文には必要な書類（様式名や期限）、返信用封筒や記入例の同封をすると、相手にも誠実さが伝わりやすくなります。

前の職場が廃業してしまっている場合の対応

もっとも難しいケースの1つが「事業所がすでに廃業している」場合です。すでに法人格もなく、誰にも連絡が取れない状況では、正式な証明書の発行は不可能となることがあります。

このような場合には、以下の代替書類の提出が一部で認められる可能性があります。

さらに、状況をまとめた理由書とともに提出することで、個別に審査されることもあります。判断がつかない場合は、福祉人材センターや試験センター、都道府県の担当窓口に早めに相談しましょう。

ただし、最終的には都道府県や試験センターの判断になるので注意してください。

実務経験証明書の代替手段と相談窓口

実務経験証明書がどうしても手に入らない場合、介護福祉士国家試験などの受験に向けて他の書類で代用できないかと悩む方も多いでしょう。制度上、証明書の提出が原則ですが、やむを得ない事情がある場合は補完資料や相談によって個別対応が行われるケースもあります。

ここでは、代替資料の種類や相談できる機関、そして証明書がどうしても用意できない場合の最終手段について解説します。

• 実務経験証明書の代わりに使える資料・書類はある？
• 相談できる公的機関・支援窓口
• 書いてもらえない場合の最終的な申請手段

実務経験証明書の代わりに使える資料・書類はある？

実務経験証明書が入手できない場合でも、実務に従事していたことを示す補足資料を提出することで、個別審査が行われることがあります。あくまで最終手段であり、必ず認められるとは限りませんが、以下のような書類が参考として用いられます。

書類の種類	説明
給与明細・源泉徴収票	在職期間や勤務日数の証明に有効
雇用契約書・採用通知書	勤務開始日・勤務形態が確認できる
勤務表・シフト表・出勤簿	実際の勤務実績を裏付ける
離職票・雇用保険被保険者証	正規に雇用されていた証明になる

これらの書類を整理し、証明できない理由を記載した「理由書」とともに提出すると、救済措置として扱われる可能性があります。詳細は事前に都道府県や試験センターに相談しましょう。

相談できる公的機関・支援窓口

証明書の発行トラブルや書類不足で困っている方は、以下のような公的機関や支援窓口に相談することができます。

制度に詳しい職員が対応してくれるため、早めの連絡が推奨されます。

書いてもらえない場合の最終的な申請手段

いくつもの職場に依頼しても、実務経験証明書が一通も手に入らない場合は、「証明不能」として救済措置を受けられる場合があります。これは、証明書が物理的・制度的に取得不可能であると証明できた場合に限り、試験センターや都道府県によって個別審査される制度です。

最終手段として求められるのは以下の内容です。

ただし、あくまで例外的措置であり、受験が認められない場合もあるため、早めに相談し方針を確認することが重要です。

実務経験証明書は自分で記入してもいい？

実務経験証明書は、原則として自分で記入することはできません。介護福祉士やケアマネ試験の受験資格を証明する重要書類であり、勤務先の管理者や事務担当者が記入・押印します。第三者の客観的な照明が必要なため、自分での記入は避けるようにしてください。

まれに、発行依頼を前の職場にすると、「自分で記入しろ」と怒られるケースもあるようです。しかし、自分で記入するのは間違いなので、理由や状況を説明したうえで、再度丁寧に依頼してみてください。それでも書いてもらえない場合は、公的機関へ問い合わせましょう。

• 実務経験証明書を自分で記入するリスク
• 実務経験証明書を自分で記入できるケース
• 実務経験証明書を自分で記入する場合の注意点

実務経験証明書を自分で記入するリスク

実務経験証明書を自分で記入すると、虚偽申請や不正申請とみなされ、資格取得や試験受験に支障が出る可能性があります。最悪の場合、資格取り消しや法的責任を問われることもあります。

また、誤記入や不備による差し戻しで、提出期限に間に合わなくなるリスクもあるので注意が必要です。

実務経験証明書を自分で記入できるケース

実務経験証明書は、前の職場が廃業・倒産してしまい、証明書を発行してもらえない場合などのやむを得ない事情がある場合に限り、自分での記入が認められます。

ただし、例外のケースなので、必ず自己記入の可否や必要な手続きについて指示を受けることが大切です。

不明点や不安がある場合は、公益財団法人社会福祉振興・試験センターに問い合わせることをおすすめします。

実務経験証明書を自分で記入する場合の注意点

自分で実務経験証明書を記入する場合、書類の指定欄になぜ事業所から証明書を得られないのか、その理由を明記してください。

たとえば、「前の職場が〇年〇月に廃業し、証明書発行が不可能である」などです。

加えて、その事実を証明できる書類を添付すると、信頼性が高まります。これにより、審査での差し戻しや不備のリスクを減らせます。

実務経験証明書を準備する際の注意点

実務経験証明書を準備する際に、注意すべきポイントがいくつかあります。せっかく発行してもらったのに、無効になってしまっては意味がありません。

こちらでは、実務経験証明書に関する注意点を2つ紹介します。

• 証明に必要な時間が足りているか確認する
• 提出期限に間に合うよう早めに書いてもらうようにする

証明に必要な時間が足りているか確認する

介護福祉士試験を実務経験ルートで受験する場合、必要な勤務年数は従事期間3年、従事日数が540日以上となります。実務経験証明書を発行するためには、この条件を満たしていることが前提です。

勤務日数を十分に把握していないと、「実は必要日数が足りていなかった」という事態になりかねません。事前に自分の勤務日数を所属している職場に確認しましょう。

1日でも足りない場合は、要件を満たしていないと判断され、証明書が無効になります。もちろん、虚偽の申請は許されません。

申請前に、勤務年数や日数を再確認することが大切です。

提出期限に間に合うよう早めに書いてもらうようにする

よくあるトラブルとして、職場に実務経験証明書の発行を頼んだにも関わらず、時間が経っても書類が戻ってこないというケースが挙げられます。

職場のスタッフも多忙の中、証明書の発行手続きに関する事務を進めてくれています。そのため、発行には時間がかかることも考えられますので、余裕を持って依頼しましょう。

もし長く待っても返答がない場合は、一度確認することをおすすめします。

実務経験証明書の発行に関するよくある質問

実務経験証明書について、疑問を持っている方もいらっしゃるかと思います。そのような疑問を解消し、準備の不安を払拭するため、実務経験証明書に関するよくある質問とその解答を紹介します。

働いていた介護施設が複数であった場合は合算できるの？

一つの職場で必要な勤務日数を満たしていないが、複数の介護施設の勤務日数を合算すると実務経験証明書の必要日数に達する、という方もいらっしゃるかと思います。

結論として、一つの職場だけでなく、複数の職場での勤務日数の合算も、実務経験として有効です。そのため、実務経験証明書への記載も可能です。

実務経験日数を証明したい職場が複数ある場合、各職場に記載を依頼する必要があります。

提出の際に間に合うよう、早めの準備や計画が必要です。

実務経験証明書を自分で記入するとばれる？

本人が勝手に実務経験証明書を全て記入・提出した場合、それが不正行為とみなされる可能性が高く、発覚のリスクも十分にあります。実際に、虚偽記載が発覚した場合には、受験資格の取り消しや合格の無効化、将来的な受験制限が科される可能性もあります。

これは「詐称」扱いとなるため、極めて重大な問題とされるでしょう。

用紙が足りなくなったらどうすればよい？

実務経験証明書の記入ミスや、複数の介護施設での発行が必要な場合、用紙が足りなくなることも考えられます。用紙が不足した際には、公益財団法人社会福祉振興・試験センターの公式サイトから、様式をダウンロードすることができます。

記入方法も掲載されていますので、不明点があれば参照してください。

申請の時点で必要な実務経験日数を満たしていないと実務経験証明書は発行できない？

申請の時点で必要勤務日数を満たしている場合、申請はスムーズに進みますが、「あと少しで必要日数を満たせるのに！」と思う方もいるかと思います。実は、受験に必要な勤務日数は、受験の年の3月31日までに満たすことが条件とされています。

そのため、申請の時点で実務経験証明書の発行に必要な勤務日数が足りなくても、受験年の3月31日には満たせる見込みがある場合、見込みとして証明書を発行することが可能です。

必要勤務日数まであと少しという方は、すぐに諦めず、3月31日までに条件を満たすことができるか確認してみましょう。

実務経験証明書を前の職場に依頼するときは何と伝えればいい？

「○○試験の受験に必要なため、実務経験証明書の発行をお願いします」と、目的と必要期限を明確に伝えることが重要です。在籍期間や部署名も添えておくと、担当者の確認がスムーズになります。できれば書式や記入例を同封し、負担を軽減する配慮も大切です。

ケアマネ試験で必要な実務経験証明書は前の職場に書いてもらわないといけない？

ケアマネ試験の場合、実際に勤務していた事業所が証明書を作成・押印する必要があります。これは第三者による勤務実績の証明が必須とされているためです。退職済みであっても、当時の職場に依頼する形になります。

ケアマネ試験があるのに実務経験証明書を書いてもらえないときはどうしたらいい？

まずは拒否の理由を確認し、書き方や記載内容に不明点があれば補足説明や書式の提供で解消を試みます。それでも発行してもらえない場合は、都道府県の介護支援専門員実務研修受講試験事務局や福祉課へ相談し、代替手段や特例申請が可能か確認しましょう。

介護福祉士国家試験を受けるのですが実務経験証明書を前の職場に依頼する方法は？

電話やメールで依頼する場合は、受験年度・必要な書類名・提出期限を明確に伝えましょう。郵送する場合は、公式フォーマットの用紙と記入例、返信用封筒を同封するのが基本です。

前職の担当者の負担を減らすため、記入が必要な箇所に付箋を付けるなどの配慮も有効です。

実務経験証明書について正しく認識し、余裕を持って用意できるようにしよう！

実務経験証明書が必要になった際に備え、正しい発行方法を理解しておくことが大切です。記事を読んで疑問が解消されなかった場合、公益財団法人社会福祉振興・試験センターに問い合わせると、迅速に解決するかもしれません。

介護福祉士試験などの受験を検討している方は、書類の不備を避けるため、詳細事項を早めに確認し、余裕をもって準備しておくことが望ましいです。