パートの欠勤が出ると、入浴介助が止まってしまうことがあった

──特別養護老人ホーム プレシャス横浜の概要と、カイテクを活用する以前の課題を教えてください。

古川様：特別養護老人ホーム プレシャス横浜は、2023年11月に開設したユニット型特養です。12ユニット・定員120床で、各ユニットに10名の入居者様がいらっしゃいます。

職員は常勤27名、派遣15名の体制で運営しています。ただ、介護保険の配置基準上、各ユニットの早番・遅番・夜勤にそれぞれ1名を配置する必要があるため、日中の入浴介助は別で人員を確保しなければなりません。以前はそこをパートスタッフの採用で補っていましたが、欠勤が出ると安定した入浴介助ができなくなってしまうという課題があったと聞いています。

──具体的に、どのような状況だったのですか？

古川様：当施設では2ユニットにつき1名の入浴担当を配置しており、12ユニットすべてを回すには最低でも6名が必要です。当時はそれをパートスタッフの固定シフトで回していたため、誰かが1名休むと、その日担当するはずだったユニットの入浴がまるごと止まってしまう状況でした。

欠員が重なると、入浴機会を十分に確保できない入居者様が出てしまうことも。その場合は清拭で対応しますが、それだけでは入浴と同じレベルの清潔を保つことはできません。

かといって、派遣会社の短時間スタッフを呼ぶと、直接雇用しているパートスタッフよりも時給が高くなってしまいます。既存スタッフとの時給差が大きくなれば、現場の現場のモチベーションにも影響します。

固定シフトに頼り続ける限り、欠勤が出るたびにケアの質とコストの両面に影響が及ぶことから、当施設では2024年7月から入浴専門のスタッフをカイテクで募集するようになりました。

──複数あるスポットワークサービスの中で、カイテクにはどのようなメリットを感じていますか？

古川様：私自身、以前務めていた施設で他のスポットワークサービスを使っていたのですが、無資格の方からの応募が多く、現場でのミスマッチが課題になっていました。その点、カイテクは介護・医療・福祉に特化しており、有資格者のみが登録しているため、現場としても安心感があります。

また、他のサービスでは、当日になって資格の有無を確認したり、有資格者であっても来るたびに資格証のコピーを提出してもらったりと、資格の確認や管理に手間がかかることがありました。こうした煩雑な事務作業は現場にとって大きな負担になります。カイテクならアプリ上で資格情報の確認が完結しますし、リピーターの方であれば改めて書類を求める手間もかからず、助かっています。

有資格者のみが来てくれるという安心感と事務作業を簡略できる点は、日々の運営を支えるうえで大きな利点だと感じています。

マニュアル整備と無理のない業務設計で、ワーカーが働きやすい受け入れ体制をつくる

──現在、カイテクをどのように活用されていますか。

古川様：入浴介助を担当するスタッフとして、1日5〜6名のワーカーさんに来ていただいています。1人のワーカーさんに2ユニットを担当してもらい、人によって異なりますが、午前と午後にわけて7〜9名ほどの入浴介助をお願いしています。当施設ではリフト浴と個浴があり、両方に対応してもらう体制です。

──初めて来るワーカーさんの受け入れで工夫していることはありますか？

古川様：ユニットごとに業務手順とタイムスケジュールをまとめたマニュアルを用意しています。最初にお渡しして、口頭でも補足しています。

カイテクを活用し始めた当初はまだマニュアルが十分に整っていなかったようで、ワーカーさんから「何をすればいいかわからなかった」「職員が忙しそうで質問できなかった」といった声が寄せられることもあったと、前任者から聞いています。現在は全ユニットでマニュアルを整備し、誰が来ても迷わず動けるようにしています。

リフト浴に関しては、最初は必ず常勤スタッフが付き添い、2人目の介助もそばで見守ります。問題なく操作できることを確認したうえで、3人目からお任せする流れです。

また、勤務中にワーカーさんから相談があれば、負担が大きくなりすぎないように担当を調整する場合もあります。「午前中のユニットがきつかった」という声があれば、午後から別のユニットに移ってもらうこともあります。

──マニュアルを整備したことで、現場にはどのような変化がありましたか？

古川様：職員がつきっきりで説明しなくてもワーカーさんが時間通りに動いてくれるようになり、現場の負担はかなり減りました。

また、カイテクのアプリで他施設の評価を見ると、マニュアルの充実度が施設全体のスコアに影響を与えていると感じます。「働きやすい」と感じてもらえれば、次回以降もリピートしてもらいやすくなる。だからこそ、受け入れ前の準備を整えておくことが、継続的に人材を確保するうえで大切だと思います。

──業務量の面で工夫していることはありますか？

古川様：当日の欠勤やキャンセルがなく全コマが埋まっていれば、1人あたりの業務量は無理のない範囲に収まるようにしています。入浴介助に特化しているため、やるべきことが明確ですし、リフト浴と個浴の操作ができれば対応できる内容です。実際に「本業が休みの日に無理なく働ける」と言って、リピートしてくださるワーカーさんも多いですね。

──ワーカーさんのリピート率はどのくらいですか？

古川様：正確な集計ではありませんが、感覚としては10人中7人ほどがまた来てくれる印象です。就業後にQRコードを読み取るタイミングで「また来たいです」と言ってくださる方も多く、こちらから特別にお声がけしているわけではありません。

また、以前当施設で働いていた方が、カイテク経由で来てくれることも増えています。スキルも人柄も把握できているのでOJTが不要ですし、継続して来ていただけると現場としてはとてもありがたいですね。

──受け入れ体制を整えるうえで、特に意識していることはありますか？

古川様：常勤のスタッフにとっても、カイテクのワーカーさんにとっても働きやすい環境をつくることです。

実は、私自身もプレシャス横浜で働く以前から、カイテクをワーカーとして利用していました。今も介護スキルを維持するために他施設の夜勤に入ることがあります。プレシャス横浜に入職したのも、ワーカーとして来たことがきっかけでした。そのときに知り合いの施設長がいて、「うちに来ないか」と声をかけていただいたんです。

自分自身がワーカー側と施設側の両方を経験しているからこそ、「初めて来るワーカーさんが何に不安を感じるか」「どうすれば現場が受け入れやすいか」を考えながら受け入れ体制を整えるようにしています。

入浴介助を柔軟に回すことで、入居者様の生活の質の向上にも

──カイテクの活用は、施設の安定運営にどのようにつながっていますか。

古川様：急な欠勤や当日キャンセルがあっても、すぐに追加募集をかけられることは運営上大きいですね。「朝からは難しいけれど、午後からなら入れます」という方が見つかれば、午前中の入浴が難しい場合でも午後に調整できますし、遅くとも翌日には人員を補えることが多いです。

カイテクの活用によって必要なタイミングで人員を確保しやすくなり、柔軟に入浴介助に対応できるようになりました。入居者様の生活の質を守るうえでも安心感につながっています。

──最後に、人手不足に悩む施設やカイテクの活用を検討している施設へメッセージをお願いします。

古川様：スポットワークの場合、「スキルの低い方が来たらどうしよう」と不安に思う方もいるかもしれません。その点、カイテクは有資格者のみが登録しているため、基本的な介護スキルがある方に来てもらえる安心感があります。そのうえで、実際の動き方や施設との相性を見ながら、次回以降も依頼するかどうかを判断できます。当施設では応募が安定して集まっているため、個々のスキル差が施設全体の運営を大きく左右することはほとんどありません。

それよりも大切なのは、受け入れる側が「来てくれたワーカーさんにどう動いてもらうか」を整理しておくことです。マニュアルを整えて働きやすい環境をつくれば、リピーターの方も増えていくと思います。