派遣利用による人件費増加が課題に。必要な時間にピンポイントで人手を補いたかった

──特別養護老人ホーム クロスハート幸・川崎の概要を教えてください。

木下様：当施設は、従来型とユニット型の両方を備えた定員160名の特別養護老人ホームです。特養に加え、ショートステイや小規模多機能型居宅介護も併設しており、地域の高齢者福祉を支える拠点として運営しています。

職員は常勤・非常勤合わせて約100名で、比率は6：4くらいです。必要な人員は配置できていますが、職員の有給や休憩回し、入浴介助、会議などが重なると、人手が薄くなる時間帯はどうしても生まれます。日々の運営のなかで、そうした一時的な人手不足をどう補うかが課題でした。

──カイテクを導入されたのは2021年8月頃とのこと。どのようなきっかけがあったのですか？

木下様：当時、私は人事担当でした。コロナ禍では、飲食業などで仕事が減った方が介護業界に来てくれる流れがありました。しかし、自粛期間が少し落ち着いて他業界の求人が戻り始めると、人材の取り合いが起きるようになりました。ちょうどその頃、新規施設のオープン準備も重なっていたため、人を集めなければいけないタイミングにもかかわらず、思うように応募が集まらない状況となったのです。

常勤・非常勤を問わず採用には苦戦していましたが、特に厳しかったのが短時間の求人です。「午前中の入浴介助だけ」といった募集を出しても、なかなか応募が来ません。こうした人手不足を補うため、派遣に頼らざるを得ない状況でした。

ただ、派遣は直接雇用の職員と比べて人件費が1.5〜2倍ほどかかることもあり、負担が大きくなります。一定期間の契約になるため、本当に人手がほしい時間だけ来てもらうという使い方もしにくい。必要な時間に、必要な分だけ人手を補える方法はないかと考えていたときに知ったのが、スポットワークサービスでした。

──複数のスポットワークサービスを検討するなかで、カイテクをメインで活用するようになった理由を教えてください。

木下様：当初はカイテク以外のスポットワークサービスも試しました。しかし、複数のサービスを並行して使うと管理が煩雑になります。サービスごとに管理画面や請求が分かれますし、同じ日に複数のサービスで募集を出すと両方でマッチングしてしまう可能性もあります。

こうした運用上の難しさもあり、現在は介護資格が必要な業務の募集をカイテク1本に絞っています。カイテクは介護・医療・福祉領域に特化しており、入浴介助や食事介助などの介護業務を前提に応募してくださるワーカーさんと出会いやすいからです。

このほか、食器の片付けのような介護以外の業務で一般的なスポットワークサービスを使うこともあります。

顔なじみのリピーターが増え、急な欠員時にも声をかけやすくなった

──現在はカイテクをどのように活用されていますか。

木下様：日によりますが、当施設ではカイテク経由で1日2〜3名ほどのワーカーさんに来てもらっています。午前中だけ、午後だけ、夕方からなど短時間でお願いするケースが多いです。

主にお願いしている業務は入浴介助です。その他、食事介助やトイレ誘導などをお願いすることもあります。例えば、入浴介助だけでは少し勤務時間があまる場合に、食事介助も手伝ってもらうようなかたちです。業務内容をある程度限定しながら、その日のシフトで人手が薄いところを補ってもらっています。

──ワーカーさんにスムーズに動いてもらうために、工夫していることはありますか。

木下様：初めて来るワーカーさんに、いきなり施設の導線やルールをすべて把握して動いてもらうのは大変です。幅広い業務をお願いすると説明も多くなるため、業務をある程度絞ってお願いするようにしています。

なかでも入浴介助は、初めて来るワーカーさんにもお願いしやすい業務の1つです。介護経験のある方であれば基本的な流れは理解しているため、こちらから伝えるのは入居者様ごとの特徴や注意点のみ。「この方は右側に麻痺があります」「立位は取れます」といった情報を共有すれば、初回でも動いてもらいやすいですね。

──カイテクで募集を出す際は、どのように業務内容や時間帯を決めているのでしょうか。

木下様：まずは職員のシフトをつくり、人手が足りない時間帯を見たうえで、カイテクで募集を出しています。例えば、午前中の入浴介助だけお願いする日もあれば、夕方の食事介助やトイレ誘導をお願いすることも。出勤者が多い日は募集せず、職員だけでは少し手が足りない時間帯に絞って活用しています。

必要な時間だけ切り出して募集できるので、その日の人員状況に合わせて柔軟に活用できる点が、現場にとっては大きなメリットです。業務を限定しているため、受け入れ時の説明を絞れる点も助かっています。

──リピーターで来るワーカーさんも多いのですか？

木下様：多いですね。来てくれるワーカーさんの半数ほどがリピーターではないでしょうか。何度も通ううちに職員と顔なじみになっている方も少なくありません。近隣にお住まいの方もいれば、普段は訪問介護をしていて、訪問と訪問の合間に来てくれる方もいます。みなさん、自分の時間をうまく使いながら来てくれているようです。

急に欠員が出たときにも、リピーターの方がいると安心です。以前、夜勤の職員が体調不良で欠勤となり、代わりに入れる方を急いで探したことがありました。そのとき、何度か来てくださっているワーカーさんに一斉に連絡したところ、「私、行けます」とすぐに反応してくれた方が何人もいたんです。結局、最初に返信をくれた方にお願いしましたが、急な募集にも対応してくれる方が複数いるのは心強いですね。

5年間で約20名が常勤へ。面接だけではわからない「現場での相性」を確かめられる

──募集の仕方やシステムの使い方で困ることはありますか？

木下様：請求まわりの確認やシステム上のエラー、就業後のQRコードで出退勤処理がうまくいかないときなど、日々の運用で判断に迷う場面はあります。ただ、そういうときもカスタマーサポートの担当の方に電話すればすぐに対応してもらえるので、非常に助かっています。

また、システムの使い方だけでなく、募集の出し方を相談することもあります。例えばコロナ禍では、感染リスクについて求人でどう伝えればいいか悩んだのですが、担当の方に相談したところ、求人原稿まで一緒に作ってくれました。現場だけでは判断しきれないことも気軽に相談できるのは、ありがたいですね。

──カイテク経由で来たワーカーさんが、常勤の採用につながることもあるのでしょうか？

木下様：ありますね。いいワーカーさんが来てくれると、現場の職員から「ぜひうちで働いてもらいたいね」という声が上がることもあります。実際に、カイテク経由で来ていた方が常勤として入職したケースもあります。正確に集計しているわけではありませんが、この5年で20名ほどが常勤に切り替わっている印象です。

もちろん、カイテクを利用している方全員が常勤を希望しているわけではありませんが、転職活動の一環として、スポットワークでいろいろな施設を見ている方もいます。ワーカーさんにとっては、施設の雰囲気や職員の様子を知ったうえで、「ここで働きたいか」を考えられるのがメリットだと思います。

施設側にとっても、実際に一緒に働くことで、その方の仕事ぶりや人柄を見たうえで声をかけられます。面接だけではわからない、入居者様への接し方や職員との関わり方も見えてくる。お互いに現場を通じて相性を確かめられるところは、単発の人手確保にとどまらない価値だと感じています。

──最後に、カイテクの活用を検討している施設へメッセージをお願いします。

木下様：まずは一度、トライアルの気持ちで使ってみるのがいいと思います。必要な時間に人手を補えるだけでなく、施設を知ってもらう機会にもなるはずです。

介護の仕事はどうしても「知らないから選ばれない」業界という側面があります。だからこそ、まずは施設に来てもらい、実際に入居者様と関わり、現場の雰囲気を知ってもらうことが大切です。カイテクが、介護の仕事や施設を知ってもらう入口の1つになっていけばいいと思います。