「Excelでは“今”のシフト状態が見えなかった」約150事業所を抱えるなかでの限界

──はじめに、法人の概要と皆さまのご担当について教えてください。

沖倉様：弊社は通所介護や訪問介護、住宅型有料老人ホームなど複数の部門を持ち、事業部体制での運営を行っています。私は介護部門を統括する事業部長として、東京と神奈川を中心に30か所ほどの事業所を担当しています。

──カイテクシフトを導入する前はどのような課題を抱えていらっしゃいましたか。

沖倉様：Excelでシフト作成をしていました。そこでの一番の課題は、リアルタイムでシフトがわからないことでした。本部からもわからないですし、私自身も、担当している30か所がリアルタイムでどういう状況なのか把握できていなかったんです。

つまり「人員の過不足状況がリアルタイムで把握できていない」ということが大きな課題でした。人員が不足している場合は配置基準を満たせないリスクがありますし、逆に人員が余剰していた場合、その分の人件費が収益を悪化させてしまいます。作成されたシフトが正しい物なのかどうか、事業部長や本部で把握することが難しいまま、各事業所の管理者や施設長の判断に任せるしかありませんでした。

また確認できるのが月末で勤怠が確定したシフトとなり、「当月の勤務が終わってから集計して確認する」という形でした。
それがカイテクシフトを導入した今なら、各事業所のシフト状況をリアルタイムで把握することができます。ここがいちばん大きく変わったところですね。

──スポットワークの出稿は、当時はどのような流れで行っていたのでしょうか。

立石様：導入前はExcelで作成した「スポットワーカー依頼用フォーマット」を使用し、各管理者、施設長がそこに必要な情報を入力する。それをブロック長・事業部長が確認したうえで、最終的にすべて私のところで集計し、その集計した物を元に最終的に私がひたすら入力していくわけです。

月末最終週から作業をはじめて、翌月1ヵ月分の入力を終えるまでに1週間ほどかかっていました。工数もそうですが、出稿のタイミングが遅くなってしまうのが大きな問題でした。入力ミスも起きます。入力したつもりでも、現場から「この日が入力されていない」という指摘を受けて、慌てて対応したこともありました。

──シフトが現場にしかない状態だと、本部側で出稿の要否を判断するのは難しそうです。

沖倉様：そうなんです。最新のシフトが現場でしか確認できないので、その妥当性は現場側にしか判断できませんでした。またそのシフトが本当に妥当な物なのかどうかも最終確認できないまま、承認していたわけです。

また、Excelならではのミスもありました。シフト表では名前と役職、資格が別々に分かれており、退職に伴い新しい職員の方が入職すると、シフトの名前の部分だけを変更するというミスが発生し、資格や役職は前の方のものが残ってしまう。結果として、資格を持っていない方が資格ありとしてシフトに記載されてしまうというミスも起きました。

しかしながらカイテクシフトでは、シフト表に職員名と連動して保有資格が表示されます。翌日にそのままスライドさせることもできるので、こうしたミスがなくなったのは大きいですね。

導入委員会を立ち上げてスモールスタート。承認ステップを“仕組み”に変える

──全社への展開は、どのように進められたのでしょうか。

田中様：社内に「シフト導入のタスクフォース」を立ち上げ、本部のカイテク運用担当、人事、事業部長、ブロック長、トライアル事業所の管理者、社内システム担当を集めました。経営・現場・システムのそれぞれの視点を入れたタスクフォースです。定例会議を行い、導入の進捗だけでなく、人員配置の適正化に向けた課題感も共有していきました。

展開はスモールスタートにして、最初から全社に広げるのではなく、まずは1ブロック（約10事業所）に絞ってトライアルを実施しました。新しいITツールへの抵抗が比較的少ない、若い管理者が集まるエリアを選んだことで、初期の混乱を最小限に抑えられたと思います。

トライアルブロックの管理者、施設長にはほぼ1対1で操作をレクチャーし、ただ単に「使える」だけではなく「既存職員の配置状況から適正なスポットワーカーの労働時間数を判断できる」状態まで引き上げました。その結果、トライアル導入後3ヵ月で、約150事業所すべての切り替えを完了させることができました。

──出稿依頼が簡単になったことで、逆の作用もあったと伺いました。

沖倉様：承認も依頼もしやすくなった一方で、すぐスポットワーカーに頼ってしまうという新たな問題も発生しています。たとえば「明日、急な欠勤が出た」というとき、本来ならば事業所内でどう調整するかをまずは考えるはずなんです。そこが安易に、「スポットワーカーに頼ってしまう」となりやすい傾向があります。迅速に対応できること自体は、とてもありがたい話なのですが、ハードルが下がった分の副作用はありました。

ですので「依頼の前にブロック長の確認と承認を必要とする」という運用体制に変更しました。まずブロック長にきちんと確認してもらうことで、「この場面で本当にスポットワーカーを使う必要があるか」を細かく確認してもらうようにしています。
もちろん私のところでも、承認しないことはあります。

今は施設長からの申請が、ブロック長、そして私へと、すべてカイテクシフト上の承認ワークフローを通して上がってきます。ブロック長も私も、同じ画面を共有しながら人員配置を確認することができるので、例えば「この日は人員配置に問題がないのに、なぜスポットワーカーが必要なんですか」と確認して、その場でシフトを変更してもらうことができる。またはスポットワーカーの募集を変更して別の日に依頼し直す、といった調整もその場で完結することができます。

以前の「Excel版のスポットワーカー依頼フォーマットを本部担当者が集計していた運用体制」と比較すると、現場サイドも本部サイドも作業工数がかなり少なくなり、申請から承認までの流れが１本化されたことで、迅速に対応できるようになりました。その結果「本当に必要な部分へ必要な人材をきちんと配置できる」という状態になっていると思いますね。

利用料は15〜20%削減、1ヵ月分の出稿作業は1週間から1時間に

──導入後、スポットワークの利用状況はどう変わりましたか。

沖倉様：無駄な出稿という意味では、確実に減りました。以前は１日８時間勤務のような長時間勤務で募集をしていたんです。これは本部側では長時間勤務の募集をすべきかどうかの判断も難しかったための判断でした。それに加えて1日に１人いれば足りるところに２人分の依頼が出ていても見落としてしまうような状況でした。

しかしながらカイテクシフト導入後は「この日は何人必要なのか」をブロック長や事業部長がシフトを確認したうえで依頼の承認/非承認の判断ができます。結果としてカイテクシフトを導入した翌月には、全社的なカイテク利用料を前月比で15～20％ほど下げることができました。

直近では新しく開設した事業所もあるので、全社の合計時間だけを見るとスポットワーカーの労働時間自体は増えているのですが、既存の事業所については、適正な利用時間で管理できている状況です。

──出稿にかかる作業そのものは、どの程度短くなりましたか。

立石様：単純に、出稿にかかる時間はすごく短縮できています。先ほどもお伝えした通り、以前は出稿に1週間程度かかっていましたが、今は1時間ほどで全て完結することができています。

一方でその効果は工数削減だけではなく、他にも思わぬ効果がありました。出稿のタイミングが、従来と比較すると1週間ほど前倒しできるようになりましたので、スポットワーカーさんへの情報発信が早くなり、その期間がより長くなることにより、ワーカーさんの応募数が増加しました。

ワーカーさんも日々ご自身の予定がどんどん埋まっていきますから、こちらの情報発信が遅れるほど後手に回り応募が集まりにくくなる。これを改善できたことで応募数が増加し、最終的には人員不足解消による労働環境の改善と売上機会損失の減少につながったと思います。

──現場の管理者からは、どのような声が届いていますか。

立石様：トライアル導入事業所の1つである施設長からは「カイテクシフトの導入により、日々のシフト調整にかかる工数が半分以下になった」と聞いています。本部だけではなく各事業所の業務効率化にもつながっている実感があります。

また現場では「スポットワーク出稿にかかる工数も3分の1以下に短縮された」という評価ももらっています。

早く募集を出せることで、ワーカーさんの応募率、リピート率向上にもつながると期待しています。出稿が早ければ早いほどワーカーさんがその情報を目にする機会が増えますので、機会損失もなくなると思います。また応募数が増えると、その分比例してリピーターも増える。リピーターが増えることで、事業所のオペレーションが安定しますので、全体的な介護の質の向上、業務の効率化にもつながると思います。今後はこれを更に充実させていきたいと考えています。

「大規模な企業にうってつけ」運営指導への対応、メッセージ機能などの活用術

──運営指導への対応も変わったそうですね。

沖倉様：はい。勤務形態一覧表をシフトからそのまま出力できるのは、本当に便利な機能です。全社では運営指導が毎月のようにありますし、管理者の変更時などでも「勤務形態一覧表やシフトを提出してください」と指導がありますので、年間で何度も必要になることがあるんです。

以前は必要時に現場でいちから確認していました。あれは相当大変だったと思います。それが今は、毎月シフトを作っていけばそれが自動的にできあがっている状態ですので、かなりの工数削減が実現できました。

スポットワーカーに関しては、自治体によって求められる形式が違い、「スポットワーカー」という記載でいい自治体もあれば、個人名が必要な自治体もあります。

その点、カイテクシフトの勤務形態一覧表は個人名で出力され、資格も入った状態ですので、修正の必要がない分、すごくありがたいですね。

──メッセージ機能やお知らせ機能は、どのように使われていますか。

立石様：一般のスタッフとのやり取りは、カイテクシフト内のメッセージ機能を使っています。LINEのように使えますし、Excelファイルの添付も可能です。また、送信したメッセージを取り消せる機能も追加していただきました。事業所によってはグループチャットとして使っています。

過去、全職員が使用できる別のチャットツールを入れていました。しかしながら現在は現場職員のチャットツールをカイテクシフトのメッセージに統一したことで、大幅なコスト削減につながっています。

また、お知らせ機能は、社内での情報共有に使っています。提出物の締め切り、新たに導入された福利厚生制度の告知などですね。これまでは本部から管理者宛てに案内を送り、管理者や施設長より事業所内への周知を依頼していましたが、本当に伝わっているのかが不安でした。

今は直接一括で送信できるようになったことで、管理者や施設長が発信した内容がきちんと周知されたと確認できます。特にカイテクシフトの画面は全職員が必ず見るので、このカイテクシフトのメッセージ機能は非常に効果的だと感じています。

──今後カイテクシフトに期待されていることを教えてください。

沖倉様：一覧で確認できるダッシュボードがほしいです。今は事業所ごとの合計は出せますが、私は全体を見る立場なので、複数事業所、できれば全社の数字がすぐ出ると助かります。

弊社はKPIで労働時間を重視していますので、特に職員数と労働時間の両方が見られるといいですね。加えて、日勤・夜勤の時間数や、部門ごとの数字、また余剰と不足のトータルの時間がわかるようになるとありがたいですね。

──最後にカイテクシフトの導入に迷われている方に、一言メッセージをお願いします。

沖倉様：シフト管理などで悩まれている企業様の問題解決に対して非常に効果的なツールだと思います。特に複数の事業所を展開している企業様に、強くおすすめしたいと思っています。事業所数が多くなるほど、１事業所を細かく確認できることが難しくなると思いますので。

このカイテクシフト導入は現場にとっては工数削減と業務効率化に大きな効果がありますし、特に急な欠員にもすぐ対処できるようになる。経営目線でも、人件費をはじめとする経費の見える化ができ、その結果いろいろな部分で利益の創出につながっています。まずはミニマムスタートで一部の事業所からトライアル導入し、そこで判断されるのがいいと思います。